📜 Obligations d’une entreprise domiciliée selon la réglementation française

Lorsqu’une entreprise choisit de se domicilier dans un cabinet de domiciliation comme CAUWORK by HANDIVIA, elle doit respecter un certain nombre d’obligations légales. Ces obligations sont encadrées principalement par l’article R. 123-168 du Code de commerce et précisées dans le contrat de domiciliation.

✅ 1️⃣ Utiliser effectivement l’adresse de domiciliation

L’entreprise domiciliée doit utiliser cette adresse comme son siège social ou, si son siège est à l’étranger, comme son agence, succursale ou représentation en France.

💡 Cela signifie qu’elle doit indiquer cette adresse sur tous ses documents officiels :

• KBIS
• Factures
• Correspondance commerciale
• Déclarations administratives

✅ 2️⃣ Respecter la réglementation liée à son activité

L’entreprise domiciliée doit :
✔ Être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) si elle est une société commerciale, ou au Répertoire des Métiers (RM) pour les artisans.
✔ Respecter les règles propres à son secteur d’activité, notamment si elle est soumise à une réglementation spécifique (avocats, experts-comptables, professions médicales, etc.).
✔ Ne pas exercer d’activités illégales ou interdites par la domiciliation (ex. entreprises fictives, fraude fiscale).

💡 En cas de non-respect, le domiciliataire (CAUWORK) peut signaler toute anomalie au tribunal de commerce.

✅ 3️⃣ Informer le domiciliataire de tout changement

L’entreprise domiciliée a l’obligation de tenir son domiciliataire informé de tout changement administratif ou juridique.

✔ Changement de représentant légal (nouveau gérant, président, etc.).
✔ Modification de l’objet social ou de l’activité exercée.
✔ Changement de forme juridique (ex. passage d’une SASU à une SAS).
✔ Modification du domicile personnel des dirigeants ou des associés ayant pouvoir d’engagement.

💡 Ces informations doivent être communiquées rapidement pour que le domiciliataire puisse mettre à jour ses registres et déclarations légales.

✅ 4️⃣ Fournir un justificatif du lieu de conservation des documents comptables

L’entreprise domiciliée doit fournir une attestation sur l’honneur précisant où sont conservés ses documents comptables (factures, bilans, contrats).

💡 Cela permet aux autorités fiscales et sociales de savoir où récupérer ces documents en cas de contrôle.

✅ 5️⃣ Être joignable et récupérer régulièrement son courrier

✔ L’entreprise doit prendre connaissance de son courrier et y répondre dans des délais raisonnables.
✔ Si elle ne récupère pas son courrier pendant 3 mois, le domiciliataire doit en informer le greffe du tribunal de commerce.

💡 Cela évite les entreprises fictives ou les domiciliations de complaisance.

✅ 6️⃣ Donner mandat au domiciliataire pour certaines obligations légales

L’entreprise domiciliée autorise le domiciliataire à :
✔ Recevoir du courrier en son nom.
✔ Communiquer ses coordonnées aux huissiers de justice si nécessaire.
✔ Informer les organismes fiscaux et sociaux de la liste des entreprises domiciliées.

💡 Cette obligation permet de garantir la traçabilité des entreprises et d’éviter l’usurpation d’identité.

✅ 7️⃣ Respecter ses obligations financières

L’entreprise domiciliée doit payer ses frais de domiciliation à temps et s’acquitter de :
✔ La redevance mensuelle, trimestrielle ou annuelle convenue dans le contrat.
✔ Les éventuels frais supplémentaires (réexpédition de courrier, location de bureaux).
✔ Toutes ses charges, taxes et cotisations (URSSAF, impôts, TVA).

💡 En cas de retard de paiement, des frais de relance et de mise en demeure peuvent être appliqués.

✅ 8️⃣ Fournir les documents obligatoires au domiciliataire

À la signature du contrat, l’entreprise domiciliée doit fournir :
✔ Une pièce d’identité du dirigeant.
✔ Un KBIS (si l’entreprise est immatriculée) ou une attestation de parution au Journal Officiel (pour une association en cours de création).
✔ Un justificatif de domicile du dirigeant.
✔ Une procuration postale pour la réception et la réexpédition du courrier.
✔ Un relevé bancaire (RIB) pour les paiements.

💡 Ces documents permettent de vérifier l’identité et la légitimité de l’entreprise domiciliée.

⚖️ Que risque une entreprise si elle ne respecte pas ses obligations ?

🚨 Résiliation du contrat de domiciliation :

• Si l’entreprise ne respecte pas ses obligations (paiement, récupération du courrier, mise à jour des informations), le contrat peut être résilié immédiatement.

🚨 Radiation du RCS / RM :

• Si le tribunal de commerce est informé de l’inactivité ou du non-respect des obligations, la société peut être radiée d’office.

🚨 Sanctions légales et fiscales :

• En cas de fraude ou d’usurpation d’identité, des poursuites pénales peuvent être engagées.

🔎 Conclusion : une entreprise domiciliée doit être rigoureuse !

Une entreprise domiciliée chez CAUWORK by HANDIVIA doit respecter la réglementation pour éviter les sanctions administratives et légales.

📌 Résumé des principales obligations :
✅ Utiliser réellement l’adresse de domiciliation pour son siège social.
✅ Être immatriculée et à jour dans ses obligations légales.
✅ Tenir le domiciliataire informé de tout changement.
✅ Déclarer le lieu de conservation des documents comptables.
✅ Récupérer son courrier régulièrement.
✅ Accepter que le domiciliataire communique ses informations aux autorités si nécessaire.
✅ Payer ses frais de domiciliation à temps.
✅ Fournir les documents justificatifs demandés.